L’organisation d’un événement tel que JM2L demande à la fois du temps et des moyens, humains et financiers. D’un point de vue humain, c’est un travail qui demande de l’implication personnelle, mais qui apporte beaucoup ! Quelle satisfaction de voir les choses qu’on a préparées se passer correctement, de voir les visiteurs et les conférenciers ravis de leur accueil, des conférence et du temps qu’ils passent sur l’événement. Ensuite, l’organisation permet d’en apprendre beaucoup sur soi même, sa capacité à s’investir dans une activité dont on n’a pas forcement l’habitude, sa capacité à réagir à des situation imprévues et parfois complexes à résoudre. En tant que bénévoles [1], on n’est obligé à rien ! Mais on se fixe ses propres objectifs parce qu’on croit à ce qu’on fait. Dans cette optique, on peut définir objectivement ses propres capacités qui pourront à tous les coups être mis à contribution dans l’organisation.

Suite à l’édition 2007, nous avons pris un peu de recul et défini nos besoins humains pour l’édition 2008. Cette liste donne les principales fonctions à pourvoir et représentent un minimum de fonctionnement. Si ces fonctions ne sont pas assignés, il devient très fastidieux d’organiser l’événement

 Responsable de l’événement : Il s’agit de définir les thèmes et les objectifs de la journée, préparer un calendrier et suivre les activités des groupes de travail. Le ou la responsable de l’événement coordonne les échanges entre les groupes de travail. Enfin elle ou il sélectionne les propositions de conférences et d’interventions en concertation avec les autre membres de l’organisation
 Gestion des bénévoles : Chargé du recrutement et du suivi des bénévoles qui souhaitent participer le jour J et les jours précédents, cette fonction implique la consolidation des besoins humains des différentes activités et groupes de travail et organise pour le jour J le planning des bénévoles en fonction de leur disponibilités et des activités qu’ils souhaitent suivre en tant que spectateurs [2]
 Gestion des conférences : Envoie les appels à contribution en fonction des thèmes définis et collecte les réponses, Suivi des propositions sélectionnées, collecte des descriptions pour publication sur le site et préparation des programmes, collecte des supports de présentation pour la préparation des salles et la publication sur le site après l’événement. Gestion des besoins de transports, repas, hébergement... des conférenciers. Renseignement du Who’s Who [3]
 Responsable Ateliers et Install Party : Envoie les appels à contribution en fonction des thèmes définis et collecte les réponses, Suivi des propositions sélectionnées, collecte des descriptions pour publication sur le site et préparation des programmes, collecte des supports de présentation pour la préparation des salles et la publication sur le site après l’événement. Collecte des besoins matériels et logiciels pour les activités pratiques. Gestion des besoins de transports, repas, hébergement... des conférenciers. Renseignement du Who’s Who [4]
 Responsables Stands : Démarchage des associations et des entreprises, recueil des besoins et réponse aux questions.
 Responsable Logistique
 Communication
 Budget

Si certains de ces postes sont déjà pourvus, il en reste qui ne demandent que votre bonne volonté pour l’être prochainement. Si vous estimez que vous avez les capacités de remplir certaines de ces tâches (sans pour autant l’avoir nécessairement fait précédemment), ou si vous voulez simplement donner un coup de main en tant que bénévole le jour de l’événement ou les jours qui précèdent (il y a fort à faire pour l’installation) contactez-nous pour nous proposer votre candidature.

Une réunion publique d’information sera organisée pour discuter des fonctions restant à remplir, des besoins humains et financiers, ainsi que des premières propositions de conférences pour l’édition 2008. Attendez-vous à de grands noms et de la qualité...